Автоматизація складського обліку: з чого почати

У вас є товар, який менеджер пообіцяв клієнту відправити в четвер. На складі його немає – забрали в цех два тижні тому і ніде не записали. Комірник знає, де що лежить, але він у відпустці. Тому виходить, що склад або в зошиті, або в голові комірника.

У такі моменти зазвичай починають шукати систему. А насправді треба відповісти на питання: за якими правилами ваш склад працює сьогодні і чи описані вони бодай десь.

Бо система рахує те, що в неї внесли люди. І рівно так, як домовилися вносити. Якщо домовленості не було, отримаєте ті самі неправильні залишки – цифри про те, скільки чого нібито лежить на складі, – тільки швидше і на екрані.

То що зробити до того, як почати працювати з системою?

Чому програма сама по собі не спрацює

На складі хтось фізично прийняв, переставив, видав товар. І хтось це десь записав. Або не записав.

Розбіжності беруться з паузи між цими двома подіями. Товар поїхав у цех сьогодні, запис зробили в п'ятницю. Комірник узяв дві коробки замість однієї, бо перша була пошкоджена, і нікому не сказав. Той, хто приймав, розписався за накладну, не перерахувавши кількість товару.

Програма цю паузу не прибере, поки ви не домовитеся, коли рух записують і хто це робить.

Три ознаки, що працювати з системою ще зарано:

один і той самий товар має кілька назв у різних документах;
ніхто не скаже, наскільки точні залишки
на питання «де лежить цей товар» відповідає людина, а не запис.

Назви товарів і адреси

Дві речі зробіть перед тим, як починати працювати з системою.

Перша – єдиний список товарів, однаковий для всіх відділів. Стретч-плівка може називатися «плівка стретч 500 мм», «стретч 500» і «плівка пакувальна». Три записи, які не показують реальної кількості.

Домовтеся, як називати: що йде першим, які характеристики входять у назву, а які записують в окремі поля. І залиште право додавати нові товари одній людині. Потрібно внести новий товар – пишуть їй, і вона заводить його за спільним правилом.

Друга – адреси зберігання. Кожна комірка отримує код: зона, стелаж, ярус, місце. Поки склад невеликий і всі свої, це схоже на зайву бюрократію. Але без адреси комірник не знайде потрібний товар.

Заодно розділіть склад на зони: приймання, зберігання, збирання замовлень, відвантаження і окремо зіпсований товар. Остання зона потрібна, щоб пошкоджений товар не стояв разом з нормальним і не поїхав клієнту.

П'ять питань, на які треба відповісти

Ці відповіді потім стануть вашим технічним завданням – документом, з яким ви прийдете до тих, хто налаштовуватиме систему.

Наскільки детально рахувати

Найпростіше – рахувати товар одним рядком. «Стретч-плівка 500 мм, 40 рулонів». Часто цього досить.

Але не всім:

харчовому виробництву потрібні партії, тобто товар, вироблений в один день. Інакше не заберете з продажу конкретний випуск і не відвантажите спершу те, у чого раніше закінчується строк придатності;
обладнанню – серійні номери, бо до них прив'язана гарантія;
сировині – сорт чи якість, якщо від них залежить, у яке замовлення її можна пустити;
рулонним матеріалам – метраж або вага, і тоді треба вирішити, що робити з початими рулонами.

Тому вирішіть заздалегідь: якщо нічого зі списку вище вас не стосується — рахуйте товар одним рядком. Переробляти потім дорого, бо доведеться міняти назви товарів, документи і маркування.

Де межі складу

Цех забрав палету сировини о шостій ранку. Вона вже у виробництві чи ще на складі?

Ніби дрібниця. Але під час інвентаризації – коли склад перераховують і звіряють із системою – з'ясується, що комірник вважав це переміщенням, а бухгалтер – списанням.

Такі межі треба провести по всьому підприємству. Товар, що поїхав на об'єкт, лишається вашим, поки замовник не підписав накладну, – отже, теж має десь рахуватися. Те саме з вантажем, який їде з одного вашого складу на інший: поки він у дорозі, його має бути видно, інакше на день-два товар зникає з обліку.

Коли записувати рух

Машина приїхала о сьомій ранку. Комірник розвантажив сировину і поставив палети в зону приймання. А бухгалтерія оформить накладну в себе аж через два дні, коли звірить ціни з договором.

То коли сировина з'явилася на складі?

Якщо в системі є тільки накладна, то два дні сировини ніби немає. Виробництво не бачить, що вона вже є. Менеджер не може пообіцяти її клієнту. А палети тим часом займають місце в зоні приймання.

Тому й придумали окремий запис — складський ордер. Комірник робить його одразу, коли розвантажив машину. Це документ для себе. Бухгалтерія оформить накладну пізніше, у своєму порядку. Головне, що в системі товар з'являється вранці, коли він реально приїхав, а не через два дні.

Потрібно це не всім. Якщо документи оформлюють у той самий день, ордери зайві. Але рішення треба ухвалити для кожного руху.

Хто відповідає

За залишок має відповідати людина. Але щоб було з кого спитати, спершу скажіть, за що саме вона відповідає: які стелажі, які товари, де її зона починається і де закінчується.

Якщо меж немає, відповідають усі разом. А під час перерахунку виявиться, що ніхто не відповідає: товар пройшов через руки чотирьох, і кожен упевнений, що в нього все було гаразд.

Яка точність зараз

Поміряйте те, що збираєтеся покращувати. Візьміть п'ятдесят випадкових товарів, перерахуйте їх на складі й порівняйте з тим, що показують записи. Скільки зійшлося – 40 з 50-ти - це 80%. Запишіть цю цифру.

Без неї через рік ви не зрозумієте, чи стало краще з системою.

Випишіть на папір сім основних рухів

Приймання від постачальника.
Переміщення між зонами або складами.
Видача у виробництво.
Надходження готової продукції з виробництва.
Відвантаження клієнту.
Списання – коли товар зникає не через продаж: розбився, зіпсувався, пішов на власні потреби.
Повернення – від клієнта або з цеху.

Найпідступніший тут останній. Повернення бувають рідко, а плутанини від них більше за все: товар приїхав назад, і треба вирішити, хто перевіряє, чи він цілий, куди його класти – на полицю чи до зіпсованого – і чи можна продавати далі. Поки це не домовлено, коробка просто стоїть у проході.

У цьому списку тільки те, що змінює кількість товару або його місце. Тому інвентаризація до нього не входить. Вона нічого не рухає, а перевіряє. Якщо товару виявилось менше, ніж у системі, різницю списують. Якщо більше – навпаки, додають те, що знайшлося.

Для кожної операції скажіть чотири речі: що є подією, який документ її фіксує, хто вносить запис і коли. Вийде таблиця на одну сторінку. Саме вона потім стане налаштуваннями системи.

Усе, що ви запишете на цьому етапі – деталізація, межі складу, правила запису, список товарів і таблиця рухів – і є вашим технічним завданням.

Створюйте своє ТЗ і приходьте впроваджувати ERP-систему.