Як обрати ERP систему для вашого бізнесу?

ERP-система - це серце управління бізнесом. Неправильний вибір може коштувати компанії сотні тисяч гривень і років часу. Тому важливо знати, на що звертати увагу та як уникнути типових помилок. Цей гайд допоможе вам структурувати процес вибору ERP та знайти саме те рішення, яке підійде вашій компанії.

Чому правильний вибір ERP такий важливий?

Насамперед ERP-система потрібна, щоб:

• керувати ресурсами,

• автоматизувати ручні процеси,

• покращувати внутрішню комунікацію у компанії.

У результаті ви отримуєте єдине джерело точних даних, яке дозволяє приймати більш обґрунтовані рішення, що підвищують продуктивність і прибутковість бізнесу.

Процес вибору ERP

Процес вибору ERP – це структурований підхід до оцінки та відбору корпоративного програмного забезпечення, яке найкраще відповідає потребам вашої організації.

Якщо ви починаєте з нуля, необхідно провести комплексний огляд бізнесу та оцінку потреб, щоб нічого не упустити. Якщо ж ви мігруєте з іншої ERP-системи, значна частина функціоналу може залишитися незмінною. Проте все одно потрібен аналіз того, як змінилися бізнес-вимоги з моменту впровадження попередньої системи.

Основні етапи вибору ERP:

Визначення бізнес-процесів

Опишіть галузь, у якій працюєте, і ключові процеси:

• Основні, які приносять прибуток (виробництво, продаж, маркетинг, тощо)

• Управлінські,  що визначають напрямок розвитку (планування, контроль якості, ризики, тощо)

• Допоміжні, що керують ресурсами (персонал, фінанси, закупівлі, тощо).

Збір вимог

Чітко сформулюйте потреби бізнесу, поточні виклики та майбутні цілі.  Неправильно або поверхово описані вимоги — головна причина провалів у впровадженні ERP.

Дослідження ринку

Вивчіть постачальників ERP, що працюють у вашій галузі.

Оцінка постачальників

Проведіть ретельну оцінку кількох постачальників ERP, які працюють у вашій сфері, включно з демонстраціями, перевіркою рекомендацій та детальним оглядом функціональності. Водночас важливо скоротити кількість демонстрацій до мінімуму, щоб не розгубитися під час фінального вибору.

Прийняття рішення

Складіть критерії та оцініть кандидатів за ними. Оберіть оптимальне рішення.

Планування впровадження

Після того, як ви обрали свою ERP-систему, розробіть комплексну стратегію впровадження разом з обраним партнером. Постачальники на кшталт Customera мають високий рівень адаптивності до процесів, які ви вже налаштували. Вам не потрібно змінювати спосіб роботи, щоб використовувати нову систему. Виявлення можливих перешкод на ранній стадії допоможе уникнути неприємних сюрпризів з першого дня та забезпечити максимально швидке впровадження ERP у компанії.

Почніть із пошуку відповідей на ключові питання:

• Чи потрібно буде перенавчати співробітників для використання нової системи?

• Хто має очолити команду з впровадження?

• Як ми будемо управляти змінами?

• Скільки часу триватиме впровадження?

На що звернути увагу при виборі ERP:

Функціонал

Створіть документ із вимогами:

• обов’язкові функції,

• функції, які “було б добре мати”.

Вартість і модель SaaS

Оцініть усі витрати: ліцензії, навчання, підтримку, інфраструктуру. Більшість сучасних ERP-рішень, зокрема Customera, працюють за моделлю «Програмне забезпечення як послуга» (SaaS) із щомісячною підпискою. Це надзвичайно зручно, адже вам не потрібно перейматися всіма витратами системи окремо.

Галузеві особливості

Перевірте, чи є досвід у постачальника у вашій індустрії. Чи пропонує система специфічні модулі для виробництва, дистрибуції, торгівлі, тощо?

Технології та інтеграції

Система повинна бути сучасною:

• зручний інтерфейс,

• API для інтеграцій,

• доступність із будь-яких пристроїв,

• аналітика та звітність,

• безпека даних,

• можливість змінювати робочі процеси,

• безперебійність у роботі.

Масштабування

Навіть якщо на цьому етапі ви не плануєте масштабуватися, варто подбати про те, щоб ERP-система мала таку можливість у майбутньому. Обирайте ERP-рішення, яке зможе розвиватися разом із вашою компанією та адаптуватися до змін бізнес-вимог без необхідності повної заміни системи.

Підтримка

Якісна підтримка після запуску = задоволені користувачі та стабільна робота.

Типові помилки при виборі ERP

• Поверхнево описані бізнес-вимоги.

• Ігнорування реальних витрат (прямих і непрямих).

• Вибір «універсальної» системи без галузевих функцій.

• Недооцінка важливості навчання персоналу.

• Відсутність плану управління змінами.

Висновок: ERP як інвестиція в майбутнє

ERP - це не витрата, а довгострокова інвестиція у ваш бізнес. Правильний вибір допоможе підвищити продуктивність, уникнути хаосу з даними, зменшити ризики та створити фундамент для масштабування компанії.

Customera - українська ERP-платформа, яка адаптується під бізнес-процеси і дозволяє впровадити систему швидко та без зайвих витрат.